Afspraken over ICT voor de zorg

Zorgaanbieders en ICT-leveranciers mogen afspraken maken over ICT-systemen als die gegevensuitwisseling makkelijker maken. De zorg kan daardoor beter werken. Zorginstellingen mogen in veel gevallen ook samenwerken bij de inkoop van ICT. Samen kunnen zij zorgen voor betere contracten met leveranciers en open systemen.

Afspraken over internationale open standaarden

Zorgaanbieders en ICT-leveranciers mogen onderling en samen afspraken maken over technische oplossingen, gegevensuitwisseling en afstemming van systemen.

Met systemen die op elkaar zijn afgestemd, kunnen zorginstellingen beter samenwerken voor hun zorgverlening. Ook kunnen zij makkelijker overstappen naar een andere leverancier. En nieuwe leveranciers kunnen makkelijker producten en diensten aanbieden. Daarom mogen zorgaanbieders en ICT-leveranciers afspreken om gebruikelijke en internationale open standaarden te gebruiken.

Mogelijkheden voor zorginstellingen om samen te werken

Zorginstellingen mogen in veel gevallen samen een inkooporganisatie opzetten om ICT in te kopen. Zo kunnen zij gebruikmaken van elkaars kennis en ervaring. En staan zij sterker tegenover de leverancier. Het kan gaan om de inkoop van systemen, nieuwe modules, aanvullende of doorontwikkelde producten.

Onderzoek eerst zelf of de inkooporganisatie mag binnen de concurrentieregels. Zo houdt u zich aan de regels:

• Vergewis u ervan dat de totale kosten van de ICT per afnemer maximaal 15 procent van de omzet zijn.
• Maak vooraf bekend wie mag meedoen aan het samenwerkingsverband en op welke voorwaarden. En hoe het proces van inkopen gaat.
• Geef elkaar naast het gezamenlijke contract voldoende mogelijkheden voor een eigen inkoopbeleid.

Komt u er niet uit? Stuur dan een mail naar ictindezorg [at] acm [punt] nl (ictindezorg[at]acm[dot]nl).

Vraag eventueel een andere partij, bijvoorbeeld een branche- of koepelorganisatie, om de gezamenlijke onderhandeling te doen. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld geheimhoudingsverklaringen heeft ondertekend. Of vraag een van die partijen om advies.

Aandachtspunten bij ICT-contracten

Sterke ICT-leveranciers moeten zorginstellingen redelijke contracten aanbieden. Zij mogen concurrenten niet tegenhouden. Of het voor zorginstellingen moeilijk maken om over te stappen naar een andere leverancier.

Let op de volgende zaken in contracten:

• Maak afspraken over de hele levenscyclus van een systeem: de aankoop, (her)implementatie, het onderhoud en geschilbeslechting. Hoe vaak komen er bijvoorbeeld nieuwe versies en blijven de oude versies dan werken? En is het verplicht om andere producten en diensten af te nemen?
• Let op bepalingen in het contract waarmee de leverancier eenzijdig het contract kan aanpassen, bijvoorbeeld zonder overleg producten wijzigen of tarieven verhogen. En op bepalingen waarmee de leverancier zijn aansprakelijkheid beperkt als er iets misgaat.
• Zorg dat er sprake is van een verplichting om resultaat te leveren. Zinsneden als ‘zo goed mogelijk’, ‘naar beste weten’ en ‘staat er niet voor in’ duiden op een verplichting om zich alleen in te spannen.
• Laat de leverancier ervoor verantwoordelijk zijn dat zijn producten en diensten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Sluit een contract af voor een beperkt aantal jaar met de mogelijkheid om eerder op te zeggen. Zorg dat daar geen hoge boete of onredelijk lange termijn voor opzeggen voor geldt.
• Spreek af wat er na het einde van het contract gebeurt met de toegang tot de gegevens, de koppelingen en de mogelijkheid om gegevens mee te nemen naar een systeem van een andere leverancier. Zorg dat de zorginstelling goed inzicht heeft in de technische documentatie of specificaties voor koppelingen met andere systemen. Vooral als de zorginstelling betaalt voor programma’s of modules die speciaal voor de instelling zijn gemaakt.
• Laat software die nodig is technisch testen. Let in elk geval op hoe makkelijk gegevens beschikbaar zijn en hoe goed zij zijn uit te wisselen met andere systemen.

Kijk voor de volledige checklist, meer informatie en voorbeelden in onze Leidraad Goedwerkende markten voor zorg-ICT.

Denkt u dat een leverancier zich niet aan de regels houdt? Meld dit bij ons.